Documentação: o que é, e como fazer certo?

As pessoas formam a base de qualquer organização de sucesso. E seus árduos trabalhos, conhecimentos, habilidades e anos de experiência que lhes permitem trabalhar em conjunto e levar a empresa ao sucesso.

No entanto, se as informações da sua empresa, e o conhecimento que seus funcionários usam para fazer seu trabalho e gerenciar clientes, moram em suas cabeças, você está se preparando para um grande desastre.

E se alguém da equipe técnica/vendas sair ou entrar de férias ou de licença médica? Sim, eles também vão levar suas habilidades, experiência e conhecimento com eles. Depois que eles saírem/ausentarem, você teria que começar seu trabalho do zero, treinar e integrar novos funcionários e colocá-los em contato com o resto da organização.

Esse processo não apenas desperdiçará uma quantidade enorme de tempo e esforço de sua parte, mas também custará a sua empresa, uma fortuna em custos de treinamento e integração.

Soa horrível, certo? Isso é. De acordo com um estudo recente da Training Magazine, as empresas gastaram uma média de $1.286 dólares por ano em treinamento por funcionário no de 2019. Essa é apenas a ponta do iceberg, pois o custo de contratação e treinamento de um novo funcionário também envolve o custo operacional, perda de produtividade para todas as partes envolvidas.

Essa é a realidade de muitas empresas e é uma má notícia. A boa notícia é que todo esse horror é completamente evitável através de treinamento via documentação.

O que é Documentação na T.I (Tecnologia da Informação)?

A documentação é uma parte crítica de qualquer organização, especialmente aquelas que se concentram principalmente em TI. A Documentação na TI é uma descrição detalhada de como executar um processo, método, tarefa ou programa e descreve as etapas exatas necessárias para fazê-lo com eficiência.

A documentação funciona como um guia para stakeholders internos (funcionários, gerência, etc.) e externos (clientes e parceiros), ajudando-os a entender um processo e agilizando-os sem a necessidade de treinamento adequado.

Na indústria de TI, a documentação é usada para vários propósitos:

• Reunindo requisitos para um software;
• Documentar as etapas de uma atividade;
• Criação de propostas de projetos e POPs (Procedimentos Operacionais Padrão);
• Criação de manuais de treinamento para novos funcionários e atualizá-los rapidamente com o software;
• Como um manual do cliente de autoatendimento para ajudá-los a ensinar o uso adequado do software e a solução de problemas;
• Pensar em todo o processo antes de comprometer recursos dispendiosos e evitar mudanças futuras;
• Documentar o código-fonte e outras tecnologias-chave envolvidas na criação do produto.

Em sua essência, a documentação na TI é a organização adequada das informações para ajudar as equipes a fazer seu trabalho com mais eficiência e, posteriormente, serem mais produtivas.

Por que a documentação de TI é importante?

Há muitas razões pelas quais as empresas devem levar a documentação na TI a sério e fazê-lo com frequência. Aqui estão alguns ótimos:

1. Preservar o conhecimento organizacional

Quando seu melhor funcionário se muda para outra empresa ou se aposenta, sua experiência de trabalho é perdida, deixando um buraco no seu fluxo de trabalho. É por isso que é importante que as organizações documentem a experiência e o conhecimento técnico dos gerentes para que o conhecimento da organização não saia quando o funcionário sai.

2. Economize tempo e esforço

Se você não tiver a documentação de TI adequada, os funcionários realizarão a tarefa de maneira diferente. Enquanto alguns podem fazer o trabalho rapidamente, outros provavelmente perderão tempo e esforço para descobrir as coisas do zero.

Ter uma documentação clara e concisa garante que todos os funcionários realizem a mesma tarefa em um determinado período de tempo. Isso é especialmente útil ao criar procedimentos operacionais padrão(POPs). Isso promove uniformidade e consistência em toda a organização e melhora o fluxo de trabalho.

3. Treinamento para novos funcionários

Como a documentação preserva a experiência dos funcionários atuais, ela funciona como um recurso valioso para novas contratações.

Quando um novo contratado ingressa na empresa, treiná-lo se torna imensamente fácil, pois ele pode simplesmente examinar a documentação e se instruir sobre diferentes processos de negócios, políticas e funcionamento geral da organização. Eles podem aprender em seu próprio ritmo, com instruções detalhadas passo a passo, em vez de depender inteiramente de um funcionário ocupado para treiná-los.

4. Menos erros

Com documentação clara, todos sabem exatamente o que fazer e esperar qual resultado. Isso reduz significativamente as chances de cometer erros durante o trabalho e mantém todos responsáveis.

5. Maior eficiência

Quando a documentação está disponível, a busca por informações torna-se ágil e rápida. Assim, menos tempo é desperdiçado em tapinhas no ombro e pedidos de ajuda, pois os funcionários podem consultar rapidamente a documentação existente e resolver suas dúvidas. Isso elimina a redundância no sistema e evita comunicações desnecessárias relacionadas a tarefas rotineiras.